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[구노하우 80] 연구노트가 방대해도! 간편하면서 안전한 전자연구노트



연구개발과제 수행을 통하여 얻은 정보, 데이터, 노하우 등을 체계적으로 기록하는 연구노트는 과거 서면을 통해 기록해 왔었습니다. 그러나 2000년대에 들어서면서 연구 정보를 체계적으로 기록하고 저장하는 것에 관심이 높아짐에 따라 전자 형태의 연구노트를 도입하는 연구기관 및 기업이 많아지고 있습니다.



연구노트 기록의 진화, 전자연구노트

전자연구노트는 전자문서 또는 전자화 대상 문서의 형태로 내용을 기록 저장하는 연구노트를 말합니다. 국가연구개발사업 연구노트 지침 제7조 제1항에 따르면, 전자연구노트는 다음과 같은 세 가지 요건을 갖추도록 하고 있습니다.

1. 기록자의 「전자서명법」 제2조 제5호에 따른 전자서명인증 기능

2. 기록한 날짜와 시각의 자동기록 기능

3. 기록의 위·변조 확인 기능



연구 데이터와 기록의 양이 방대할수록 나타나는 서면연구노트의 한계

연구노트에는 서면연구노트와 전자연구노트가 있습니다. 데이터 기반 연구 시대에서 연구 기록과 데이터 관리가 곧 경쟁력이기 때문에 서면연구노트는 연구 기간이 길어지거나 연구기록과 연구 데이터의 양이 방대해질수록 사용에 한계가 있습니다.


1) 정보공유와 검색의 한계

서면연구노트는 작성자를 제외한 연구자의 접근성이 낮으며, 공동연구자가 많은 경우 기록된 연구 진행 사항에 대한 공동 활용에 어려움이 있습니다. 또한 원하는 특정 기록을 다시 찾는 데 많은 시간이 소요됩니다.


2) 정보 저장의 한계

컴퓨터를 이용해서 얻은 전자적 데이터를 서면으로 기록하는 데는 어려움이 있습니다. 특히 정보통신, 제약, 생명공학 등 많은 과학 기술 분야의 실험실에서 산출되는 정보의 양이 엄청나므로 그 정보를 서면연구노트에 완벽히 옮기기는 거의 불가능합니다.


3) 비효율적인 기록∙관리 방법

연구 관련 차트, 표 및 사진과 같은 결과 데이터 등을 풀을 이용하여 직접 연구노트에 부착해야 하는 경우가 많기 때문에 기록에 비효율적입니다. 또한, 연구노트보존기간이 30년 이상을 유지해야 하는데 서면연구노트의 경우, 오랜 시간이 지나면 관련 자료를 깨끗하게 관리하기 어려운 상황이 발생합니다.


4) 반복 업무로 인한 피로도

연구노트의 신뢰성 확보를 위해서는 기록자와 점검자의 서명 그리고 기록날짜가 기재되어야 합니다. 이는 점검자가 서명한 날짜가 발명일로 인정되기 때문에 노트 작성 후 되도록 빨리 점검자의 서명을 받아두는 것이 좋기 때문입니다. 그러나 현실적인 여건상 점검자의 서명을 매일 받기는 어렵습니다.




서면연구노트의 대안, 전자연구노트

1) 사용하기 편리한 자동기록과 시점 인증

작성 일시, 기록자의 서명을 자동으로 입력되게 할 수 있으며, 시점 인증을 통해 연구자가 기록자 서명을 하고 직접 점검자 서명을 받아야 하는 번거로움을 줄일 수 있습니다. 전자의 업로드 된 로그들이 제3자의 점검을 대체할 수 있어 따로 서명받지 않아도 되기 때문입니다.


2) 위∙변조 방지

서면연구노트에는 노트도 제본이 되어있어야 하고, 지울 수 없게 볼펜으로만 작성하게 되어있습니다. 이 모든 게 위변조 방지를 위해 생겨난 절차입니다. 만약 전자연구노트 시스템을 쓴다면 그 시스템에서 위변조 방지 기술이 들어있기 때문에 까다로운 형식을 간소화할 수 있습니다.


3) 검색의 용이성

전자연구노트는 많은 양의 정보의 보관과 정리가 간편하고 특정 자료의 검색이 가능하기 때문에 과거 진행했던 자료 혹은 다른 사람의 연구자료 등을 쉽게 찾을 수 있습니다. 그렇기 때문에 같은 연구실에서 진행되는 중복 실험을 미연에 방지할 수 있으며, 과거 데이터를 참고하여 높은 수준의 실험 계획 및 실시가 가능합니다.


4) 정보 공유의 용이성

전자연구노트를 사용함으로써 다수의 연구자와의 정보 공유가 용이합니다. 또한 다른 부서 시스템과의 연계하여 타 부서와의 협업을 증대시킬 수도 있습니다.


전자연구노트를 사용하면 가장 좋은 점은 작성자명, 서명, 일자, 과제정보 작성 등 필수 요건은 자동으로 충족되어 공식적인 연구노트가 완성된다는 것입니다. 연구 상황에 맞는 전자연구노트 솔루션을 고려하여 도입하는 것을 추천해 드립니다.




R&D 정부과제 진행에 연구노트는 필수! 알고 계셨나요?

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