ERP(전사적 자원관리), CRM(고객 관계 관리), SCM(공급망 관리), BI(비즈니스 인텔리전스) 등 비즈니스 플랫폼을 새롭게 도입하는 일은 쉽게 결정할 수 있는 일이 아닙니다. 한번 도입되면 회사 내부 인프라와 깊게 연결되므로 자주 교체되기 어렵기 때문이죠. 그리고 이해관계자에 따라 필요한 기술 요구사항과 기능이 다양하여 우선순위를 나누고 사용성과 비용 등 신경 써야 할 부분이 많습니다.
오늘날과 같이 급변하는 디지털 사회에서는 그동안 쌓인 비즈니스 노하우를 어떻게 디지털화하여 활용할지에 대해 보다 나은 접근 방식을 요구하고 있습니다. 비즈니스 플랫폼 도입을 고민 중인 실무자라면 다음과 같이 준비하여 문제없이 적용하기 바랍니다.
<비즈니스 플랫폼 도입 전 내부 체크리스트>
1. 기업 비즈니스 목표와 일치 여부
도입하고자 하는 플랫폼이 회사의 비즈니스 목표를 충족할 수 있는지, 요구사항을 명확히 정의하는 것이 중요합니다. 즉, 실질적인 이익을 창출할 수 있는지 확인해야 합니다. 생산성 향상, 매출 증대, 고객 서비스 개선 등 어떤 구체적인 목표를 달성하는 데 기여할 수 있는지 파악해 보기 바랍니다.
2. 사용자 친화성(UI/UX)과 접근성
플랫폼이 사용하기 쉽고 직관적인지 확인해야 합니다. 사용자가 복잡한 교육 없이도 쉽게 적응할 수 있는지 평가해야 하며, 실질적인 업무 효율성에 도움이 되는지 검토해야 합니다. 그리고 데스크톱, 모바일, 태블릿 등 다양한 장치에서 쉽게 접근할 수 있는지 확인해야 하며, 팀원들이 언제 어디서나 플랫폼을 사용할 수 있어야 합니다.
3. 시스템 통합성과 데이터 호환성
회사가 이미 사용 중인 다른 소프트웨어와 원활하게 통합이 가능한지 확인해야 합니다. ERP, CRM, 회계 시스템 등과의 연동 여부를 예로 들 수 있습니다. 더불어 플랫폼이 다양한 형식의 데이터를 다룰 수 있어야 하며, 기존 데이터를 새로운 시스템으로 쉽게 전환할 수 있는지도 확인해 보면 좋습니다.
4. 보안 및 데이터 보호
업계 표준 및 규정(예: GDPR, HIPAA 등)을 준수하고 데이터를 안전하게 보호할 수 있는 강력한 보안 기능을 갖추고 있어야 합니다. 특히 회사의 중요한 데이터와 고객 정보가 안전하게 보호될 수 있는지, 암호화 및 인증 절차가 적절한지 평가해야 합니다.
5. 확장성
회사가 성장하거나 새로운 요구사항이 발생했을 때, 플랫폼이 이를 수용할 수 있는 확장성을 가졌는지 확인해야 합니다. 특히 사용자 수, 데이터 용량, 기능 확장에 대해 유연하게 대처할 수 있는 플랫폼을 선택해야 합니다. 필요에 따라 기능을 추가하거나 제거할 수 있는 모듈식 플랫폼이 유리할 수 있습니다.
6. 비용 및 리소스 고려
초기 비용: 플랫폼 초기 구축 비용과 라이선스 비용, 시스템 통합을 위한 추가 비용 등을 고려해야 합니다.
지원 및 유지보수 비용: 시간 경과에 따른 유지보수 관리, 기술 지원, 업그레이드를 포함한 비용을 평가하는 것이 중요합니다.
리소스 할당: 플랫폼 구현 및 지속적인 관리를 위해 전문 지식을 보유하고 직원을 고용하거나 교육할 수 있는 능력을 갖추고 있는지 확인해야 합니다.
<후보 플랫폼 조사 및 평가를 위한 TIP>
위의 체크리스트에 따라 현재 기업이 필요로 하는 부분이 무엇인지를 확인하였다면, 이제 플랫폼을 실제로 조사하고 평가해야 합니다. 본 과정에서 알아두면 좋은 팁은 다음과 같습니다.
1. 플랫폼 사 비교 시
플랫폼 사 비교는 회사의 기본 요구사항을 충족하는 플랫폼을 파악하기 위한 첫 번째 단계입니다. 이 과정에서는 요구사항 외에도 사용자 리뷰, 전문가 자문, 업계 평판, 협회/기관 인증 등의 다양한 요소를 고려하여 각 후보 플랫폼에 대한 포괄적인 정보를 수집하는 데 중점을 둡니다.
2. 데모 및 시범 구매 시
플랫폼 후보 목록이 어느 정도 추려졌다면 각 플랫폼을 직접 경험하고 평가하기 위해 데모 및 체험판을 구매하는 것이 좋습니다. 플랫폼을 이용할 다양한 이해관계자들이 실제 사용해 보면서 기능의 편의성, 사용자 정의 옵션 등을 평가합니다. 이 과정은 플랫폼이 운영 프로세스와 요구사항에 얼마나 잘 부합하는지를 이해하는 데 중요합니다.
비즈니스 플랫폼은 도입하는 과정이 쉽진 않지만 한번 도입하면 시장 변화에 신속히 대응하고, 운영을 최적화하며, 경쟁 우위를 확보할 수 있는 장점을 가지고 있습니다. 여러분도 기업에 맞는 비즈니스 플랫폼을 도입하여 사업 성장을 도모해 보기 바랍니다.
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