logo_goono_all.png
  • GOONO

[구노하우 19] 스타트업, 문서 관리 어떻게 할까?



블록체인 기반 연구노트 솔루션 ’구노’를 개발하는 레드윗의 김지원 대표입니다. ‘구노하우’는 많은 스타트업들이 겪는 고민들에 대한 해결책을 안내해드리는 칼럼입니다.

구글 드라이브와 노션에 관리해도 괜찮을까?

많은 스타트업에서 구글 드라이브나 노션 등 다양한 클라우드 서비스를 통해 내부 자료를 관리하고 있습니다. 그런데 시리즈A를 넘어가는 등 회사 규모가 급격하게 커지는 순간 보안에 대한 신경이 쓰이기 시작합니다. 외부에서 쉽게 접근할 수 있기에 직원이 많아지면 유출, 유실 등의 문제가 발생할 수 있기 때문입니다. 실제로 재택근무가 늘어나면서 이에 대한 위험이 더 커지고 있고 해외에서는 이런 문제를 해결하기 위해 VDR(Virtual Data Room) 서비스를 사용하고 있습니다. 국내에서는 유사한 DRM(Digital Rights Management) 서비스가 있으며 보다 익숙하게 사용되고 있습니다.

VDR 서비스

VDR이란 가상 데이터 룸으로써 비대면으로 자료를 안전하게 관리하고 공유할 수 있는 프로그램입니다. 국내에서는 생소한 단어지만, 해외에서는 IR 자료나 금융 실사를 진행할 때 VDR 서비스를 통해서 공유하고 내부에서 누가 접속했는지 이력이 남게 하고 있습니다. 기업의 기밀자료이기 때문에 내부와 외부에서의 접근을 안전하게 관리해주는 것입니다. 기존 클라우드의 보안성 한계를 넘고 전자서명과 NDA 체결 등도 진행할 수 있습니다.

VDR 서비스를 사용하는 예

1) IR 공유

투자사에 IR 공유요청을 받았을 때 PDF 파일 형태로 전송합니다. 하지만 이 파일이 어디까지 유출될 수 있는지 알 수 없기 때문에 해외에서는 IR자료를 VDR 서비스를 이용해 전송합니다. VDR 서비스를 사용하면 파일에 대한 보안 설정(다운로드 허용여부, 만료기간 등)을 하고 링크로 만들어서 공유합니다. 그럼 어느 투자사가 어떤 자료를 열람했는지 트래킹이 가능합니다.

2) 실사 자료 제출

실사를 진행할 때 요구되는 재무제표, 영업 자료 등 기밀자료들이 있습니다. 이러한 자료를 투자사나 회계팀에 전송할 때에도 외부 유출을 막을 수 있어 보다 안전한게 제출할 수 있습니다.

3) 영업비밀 관리

영업비밀이란 특허와는 다르게 공개하지 않고 내부의 노하우를 비밀로써 가지고 있는 것입니다. 이때에는 내부 자료들이 외부로 절대 공개가 되면 안 되기에, 대기업에서는 IP를 차단하거나 프로그램을 구축해서 사용합니다. 하지만 스타트업에서 해당 시스템 구축은 힘들기 때문에 SaaS 형태의 VDR을 사용하면 내부의 자료를 접근권한을 나누는 등 다양한 보안 옵션을 통해 안전하게 관리할 수 있습니다.

초기 스타트업에게는 클라우드로 자료 관리하는 게 비용과 편의성이 있어 좋을 수 있지만, 직원이 많아지는 시점에는 VDR을 활용하는 프로그램으로 관리하는 것을 고려해보면 좋을 것 같습니다. 미국 등 해외의 스타트업들은 다양한 VDR 서비스를 통해 IR자료 등을 공유하고 있습니다. 한국도 스타트업 인프라가 빠르게 성장하고 있어 VDR 서비스들이 곧 상용화 될 것으로 예상됩니다.